Willkommen bei unserem Hinweisgeberkanal

Das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft getreten. Dieses Gesetz ermöglicht einen besseren Schutz für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Rechtsverstöße bemerken und diese melden möchten.

Zu den wesentlichen Regelungen des Gesetzes gehört die Möglichkeit, diese Meldungen vertraulich abgeben zu können. Um diese Vertraulichkeit und den Schutz der Beschäftigten sicherzustellen, wurde diese interne Meldestelle eingerichtet. Falls Sie potenzielles Fehlverhalten in der NOW beobachten, bitten wir Sie dafür diesen Hinweisgeberkanal zu nutzen.

Diese Meldestelle gilt für jeden Verstoß nach § 2 HinSchG. Das heißt für alle Verstöße, die strafbar oder ordnungswidrig sind.

Darüber hinaus können bestimmte Verstöße gegen Bundes- oder Landesgesetze und gegen unmittelbar anwendbare Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft gemeldet werden. Die gemeldeten Verstöße müssen in einem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, da die interne Meldestelle nicht für Informationen über privates Fehlverhalten zuständig ist. Der Zusammenhang zur beruflichen Tätigkeit wird weit verstanden.

Haben Sie beispielsweise den Verdacht, dass jemand Eigentum der NOW entwendet habe oder dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung vorläge, geben Sie eine Meldung ab.

Sollte Ihre Meldung nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen und sollte deshalb eine andere Ansprechperson für Ihren Fall zuständig sein, erhalten Sie auf vertraulichem Wege per E-Mail eine Rückmeldung von uns.

Ihre Meldung sollte die folgenden Informationen enthalten:

  • Angaben über die Art des Fehlverhaltens, das Sie melden möchten.
  • Angaben darüber, wo und wann dieses Fehverhalten stattgefunden hat.
  • Alle Dokumente, die Ihnen dazu vorliegen (ggf. geschwärzt zur Wahrung der Anonymität). Wenn Sie keinen Zugriff auf entsprechende Dokumente haben, jedoch wissen, dass diese vorhanden sind, geben Sie an, um welche Dokumente es sich handelt und wo diese zu finden sind.
  • Angaben zu Maßnahmen, die Sie im Zusammenhang mit dem Fehlverhalten ergriffen haben.

Bevor Sie Ihre Meldung einreichen, lesen Sie bitte den Absatz zum „Datenschutz“ (s. u.). Personenbezogene Daten, die keine Rolle für Ihre Meldung spielen, sollten nicht eingereicht werden. Wenn Sie solche Angaben einreichen, können wir diese löschen, ohne Sie darüber zu informieren.

Zunächst nimmt eine Kollegin oder ein Kollege aus dem Hinweisgeberteam der NOW eine erste Bewertung Ihrer Meldung vor. Dabei wird geprüft, ob die Meldung die Kriterien zur Bearbeitung über den Hinweisgeberkanal erfüllt.

Jeder Meldung wird eine eindeutige Fallnummer zugewiesen und Sie erhalten innerhalb von sieben Tagen eine E-Mail, die den Eingang Ihrer Meldung bestätigt. Falls Sie zusätzliche Informationen nachreichen möchten, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Die zuständigen Kolleginnen und Kollegen werden angemessene Folgemaßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel selbstständige Untersuchungen durchführen, bestehende Missstände abstellen oder das Verfahren an die Ermittlungsbehörden abgeben (alle möglichen Maßnahmen sind in § 18 HinSchG zu finden).

Abschließend erhalten Sie innerhalb von 90 Tagen eine Rückmeldung darüber, wie der Fall bearbeitet wurde.

Fehlverhalten kann auch extern einer zuständigen Behörde gemeldet werden, die Hinweisgeberfälle nachverfolgen kann. Es gibt mit dem Bundesamt für Justiz, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und dem Bundeskartellamt insgesamt drei externe Meldestellen, auf deren Homepage Sie weitere Informationen finden können.

Wenn Sie eine Meldung einreichen, bleiben Sie vollkommen anonym, es sei denn, Sie geben personenbezogene Daten freiwillig an. Es besteht keine Pflicht, personenbezogene Daten anzugeben. Wenn Sie sich trotzdem dafür entscheiden Ihre NOW-Mail-Adresse mit Namen anzugeben, garantieren wir Diskretion über den gesamten Fallbearbeitungsprozess hinweg.

Möchten Sie eine komplett anonyme Meldung abgeben, richten Sie dafür eine anonymisierte Mail-Adresse ein, geben Sie ein Pseudonym bzw. Fake-Name bei der Einreichung der Meldung ab und nutzen Sie das Mail-Postfach für die weitere Kommunikation. Wir empfehlen eine komplett anonyme Meldung.

Meldung einreichen

Datenschutz

Das von der NOW genutzte Ticketsystem Zamad übermittelt die Meldung und ggf. hochgeladene Dateien in technisch geschützter Art und Weise an unsere interne Meldestelle, ohne Daten an unbefugte Dritte preiszugeben. Auf Wunsch auch komplett anonym. Die Interne Meldestelle der NOW ist gesetzlich zum vertraulichen Umgang mit den Informationen zur Identität verpflichtet. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie uns Ihren Namen nennen oder lieber anonym bleiben möchten. Es ist sichergestellt, dass durch die Meldung für Dich keine Nachteile entstehen.

Zu Ihrem eigenen Schutz weisen wir zudem darauf hin, dass Sie selbst mit den Daten, welche die Meldung betreffen, absolut vertraulich umgehen sollten. Sprechen Sie nicht mit Dritten über die getätigte Meldung. Achten Sie darauf, keine für Dritte einsehbaren/auslesbaren Daten zu hinterlassen (beispielsweise auf technischen Geräten der NOW), die Rückschlüsse auf Ihre Meldung zulassen.

Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung von Daten ist unser berechtigtes Interesse daran, Gesetzesverstöße aufzudecken und abzustellen (Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f) DSGVO), und unsere gesetzliche Verpflichtung, natürliche Personen zu schützen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an interne Meldestellen melden (Art. 6 Abs.1 S.1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 1 Abs. 1 HinSchG). Sollte es sich bei deinen Angaben um besondere Kategorien personenbezogener Daten handeln, so ist die Rechtsgrundlage Art.6 Abs.1 S.1 lit. c), Art.9 Abs.1 lit. g) i.V.m §10 HinSchG. Wir speichern die Daten nur für die Dauer der Untersuchung und geben sie nicht weiter, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden, wird Ihre Identität nach dem Gesetz nicht geschützt. Wir müssen Informationen, soweit sie uns bekannt sind, die Ihre Identität betreffen, weiterleiten, wenn Strafverfolgungsbehörden, Gerichten oder ähnlichen in § 9 HinSchG genannten Stellen diese anfordern. Eine Weiterleitung kann auch dann erfolgen, falls es für Folgemaßnahmen erforderlich ist. Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand Ihrer Meldung sind, dürfen ergänzend dann weitergeleitet werden, wenn dies für interne Untersuchungen der internen Meldestelle in der NOW erforderlich ist, sofern es für Folgemaßnahmen erforderlich ist, oder von Gerichten/Strafverfolgungsbehörden angefordert wurde.

Potenzielle Täter werden nach Abschluss des Vorgangs informiert, dass eine Meldung über die interne Meldestelle eingetroffen ist, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich gemacht hat.

Die interne Meldestelle hat spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person ergriffen. Weitere Informationen, insbesondere zu Ihren Rechten als betroffene Person, und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.